مكتب رئيس الجامعة

نبذة تعريفية:

يتولى مكتب رئيس الجامعة تنفيذ المهام الموكلة اليه من قبل السيد رئيس الجامعة وهو يقدم ما يخص الجامعة من نشاطات إدارية وعلمية إلى السيد رئيس الجامعة، وباعتباره الجهة التنفيذية والتوجيهية يتولى متابعة المخاطبات الرسمية بين رئاسة الجامعة والجهات الرسمية وغير الرسمية داخل وخارج الجامعة وكذلك الاشراف المباشر على استقبال الضيوف والمراجعين ومقابلات السيد رئيس الجامعة.

الوحدات التابعة لمكتب رئيس الجامعة :

مدير المكتب (بمستوى شعبة )
وحدة السكرتارية.
وحدة القلم السري.
وحدة الارشفة الالكترونية.
وحدة متابعة الهوامش.
وحدة ذاتية المكتب

مهام مدير مكتب رئيس الجامعة :

الإشراف على إدارة وحدات وموظفي مكتب رئيس الجامعة.
توزيع المهام على موظفي مكتب رئيس الجامعة.
إحالة المعاملات الواردة والصادرة لمكتب رئيس الجامعة.
التصرف في المسائل الروتينية وعدم إشغال رئيس الجامعة بها.
الإشراف على النظام الالكتروني للمجالس واللجان، والتواصل والتعامل المباشر مع جميع اللجان والمجالس.
تهيئة وتنظيم مواعيد اجتماعات رئيس الجامعة والقيام بأعمال الاختزال وتنسيق أعمال الترجمة عند الحاجة.
إعداد برامج مقابلات رئيس الجامعة وعرضه كل يوم للتأشير بموجبه.
استقبال وتلقي الاتصالات الهاتفية الخاصة وإحالتها لرئيس الجامعة حسب التوجيهات المسبقة بشأنها.
ضرورة التأكد من كافة أجهزة الاتصالات الخاصة برئيس الجامعة (الهاتف الخاص – الهاتف الجوال – فاكس – بريد الكتروني – الشبكة الداخلية – التحويلات الداخلية والخارجية – الاتصال الشبكي – الاتصال المرئي – نظام المجالس واللجان).
التأكد من موقع أجهزة الاتصال وكيفية تقسيمها:( مكان أجهزة الاتصالات المرتبطة بالقيادة العليا على الناحية اليمنى، وبقية الأجهزة على الناحية اليسرى من المكتب، التأكد من وضع سماعات الهاتف في مكانها الصحيح على الجهاز، الاحتفاظ بأحدث الأدلة والنماذج الهاتفية منها ما هو خاص بكبار المسئولين والأخرى لغيرهم.
إجراء كافة الاتصالات السرية والخاصة برئيس الجامعة الداخلية والدولية، وتفريع رسائل البريد الإلكتروني ورسائل الجوال ورقياً وعرضها على الرئيس.
ضرورة معرفة أماكن تواجد رئيس الجامعة أثناء اللقاءات والاجتماعات وتأمين الاتصالات له، والتأكد من صحة الأرقام المطلوبة في اتصالات الرئيس.
تنظيم وترتيب رحلات سفر رئيس الجامعة الداخلية والخارجية من خلال الاستعلام عن وسيلة السفر المفضلة، والاستفسار عن موعد السفر والعودة وإجراء الحجز المناسب، وترتيب حجوزات الفنادق لرئيس الجامعة والمرافقين له.
إعداد جدول خط سير الرحلة، وإعداد المعلومات والبيانات اللازمة في السفر للمكان المراد السفر له، والاتصال بالأشخاص والجهات التي سوف يلتقي بها رئيس الجامعة في المكان المراد السفر له وإعداد الترتيبات المالية اللازمة.
تجهيز وإعداد ملف متكامل عن رحلة سفر – الرئيس- يتضمن جدول أعمال كل يوم والمعلومات والأوراق التي يحتاجها.
إعداد قائمة بأسماء الزوار المهمين والشخصيات المسئولة بالتنسيق مع وحدة العلاقات والمراسم.
إعداد بيان بالمكالمات الهاتفية الواردة أثناء اجتماع رئيس الجامعة أو انشغاله، والاتصال برئيس الجامعة من وقت لآخر لإعلامه بالأحداث الهامة، إعداد أبرز المعاملات والاتصالات وقائمة الزوار لاطلاع رئيس الجامعة عليهما فور عودته من سفره، أو عند الاجتماعات المطولة للتوجيه بشأنها.
وضع ملف للموضوعات التي تم البت فيها، وملف للموضوعات المؤجلة، وملف لما يتم التوجيه بدراسة ومتابعته مع جهات أخرى بالتنسيق مع وحدة المتابعة بالمكتب.
تنظيم مقابلات الزوار من الشخصيات المهمة ورجالات الدولة وله تقييم المقابلات الضرورية، كما على السكرتير الخاص تحديد المقابلات الخاصة بمواعيد محددة مسبقاً بتوجيه من رئيس الجامعة.
العناية بمكاتب السكرتارية الخاصة وصالة الاستقبال وتجهيزها لراحة الزوار وإعداد مكان خاص لكبار الضيوف بالتنسيق مع وحدة علاقات الجمهور والمراسم.
يتولى مدير المكتب إعداد ومراجعة مفكرة رئيس الجامعة يومياً، تتضمن جميع المواعيد والمقابلات، وضرورة إبلاغ رئيس الجامعة قبل دخول الزائر، ومعرفة أماكن تواجد رئيس الجامعة باستمرار لتذكيره بالمواعيد.
حضور لقاءات رئيس الجامعة العامة والخاصة عند التوجيه بذلك وتلخيص مجمل اللقاء، وتلخيص المقالات المهمة لتوفير الوقت وتمكين رئيس الجامعة من التفرغ لمهامه الأخرى.
مساعدة رئيس الجامعة في الاجتماعات والحفلات ومعرفة مكانه جلوسه وأوراق مشاركته.

مهام وحدة السكرتارية:

تنظيم مقابلات السادة التدريسيين والموظفين ذات الضرورة في مقابله السيد رئيس الجامعة.
تنظيم المقابلات الأسبوعية والتي تخص المواطنين من خارج الجامعة الذين لديهم ضرورة عمل في مقابلة السيد رئيس الجامعة.
تنسيق المواعيد الخاصة برئيس الجامعة.
تنظيم عمل المكتب وترتيب بيئة العمل.
تنظيم دخول العمداء و مدراء الوحدات الإدارية والفنية الذين لديهم مداولات مع السيد رئيس الجامعة .
متابعة الكتب المهمة المراد إجابتها فورا (المستعجلة) مع وحدات وأقسام الجامعة كافة والكليات التي يشير إليها هامش رئيس الجامعة.
التقييم السنوي لموظفي المكتب.
تبليغ السادة عمداء الكليات بمواعيد الاجتماعات وتوجيهات السيد رئيس الجامعة ذات الأهمية والتي تتطلب السرعة بإجراء اللازم.
تدقيق البريد الداخل والخارج من السيد رئيس الجامعة.

مهام وحدة الارشفة الالكترونية:

إنشاء وإدارة وتطوير الأرشيف المركزي الموحد (Centralized Archiving System) للجامعة.
الأرشفة الالكترونية للمعاملات المتداولة داخل الجامعة ضمن أنظمة الاتصالات الإدارة والإدارة الالكترونية وغير ذلك من الأنظمة.
الأرشفة الالكترونية لملفات منسوبي الجامعة من طلاب وأعضاء هيئة التدريس والموظفين وكذلك لملفات المراجعين لمستشفى الجامعة الإدارة الصحية.
الأرشفة الالكترونية لمحاضر اجتماعات مجالس الجامعة والكليات والأقسام العلمية ومحاضر اللجان الدائمة وغير الدائمة.
الأرشفة الالكترونية لجميع المعاملات والوثائق الرسمية الورقية القديمة بالجامعة.
المحافظة على المعاملات والوثائق الرسمية بالجامعة من التلف أو الضياع.
تنظيم عملية البحث عن واسترجاع المعلومات والبيانات عن مختلف المعاملات والوثائق الرسمية وفقاً للصلاحيات المعطاة لمستخدمي النظام.

مهام وحدة القلم السري:

متابعة البريد السري في مكتب السيد العميد وتوريد الكتب السرية الواردة من رئاسة الجامعة والكليات الاخرى الحكومية والاهلية وكذلك الواردة من الوزارة والوزارات و الهيئات الاخرى واعطائها رقم وارد سري خاص بالكلية
توجيه الكتب السرية الواردة حسب العائدية بعد حفظ نسخة منها.
إصدار الكتب والاوامر الادارية السرية الخاصة بالكلية واعطائها رقم سري خاص بالكلية وتوجيهها الى الجهة المعنية بعد حفظ نسخة منها.
متابعة اللجان السرية التي تشكل داخل الكلية.
طباعة الكتب الصادرة من مكتب العميد.
متابعة الكتب السرية المستعجلة الخاصة بالسيد العميد داخل المكتب.
القيام بما يمليه السيد العميد على القلم السري من اعمال اخرى مماثلة.